1. Je bent ZZP’er

Als je bedrijf klein is, je vanuit één vestiging werkt en je vooral bereikbaar wilt zijn, kun je met een mobiele telefoon, de SMB app van WhatsApp en WhatsApp Desktop vrij eenvoudig zelf op weg. Er zitten echter behoorlijk wat grenzen aan deze implementatie. Zo vereist WhatsApp dat je altijd op dezelfde locatie bent als de telefoon waar WhatsApp op draait, en kan er slechts één persoon tegelijk gesprekken met klanten voeren.

2. Je runt een bedrijf

Is je bedrijf verspreid over meerdere locaties, heb je een klantenservice team of ben je van plan om WhatsApp in te zetten voor hogere volumes klantconversaties, dan is het noodzakelijk om WhatsApp centraal te implementeren met een online platform oplossing. Het online platform werkt via de WhatsApp Business API waardoor er voor het bedrijf geen telefoon meer aan te pas komt.

Wat zijn de voordelen?

Hieronder noemen we de voordelen van het gebruiken van de WhatsApp Business API voor jouw bedrijf.

Het is werkbaar

• Meerdere collega’s kunnen tegelijk WhatsApp gesprekken met je klanten voeren.
• Je nummer aansluiting is virtueel. Dat betekent dat het SaySimple platform online toegankelijk is, en je collega’s van welke plaats dan ook kunnen WhatsAppen met klanten. En ze hoeven niet allemaal tegelijk op één plaats te zijn.
• Een dedicated oplossing maakt het mogelijk om de data die uit gesprekken volgt, te categoriseren.
• Ook kun je, wanneer je vanuit een platform werkt, gesprekken routeren naar de juiste medewerkers.
• Door de centrale aansluiting weet je zeker dat je één uniforme uitstraling naar buiten hebt, ongeacht het aantal medewerkers dat gebruikt maakt van je platform. Deze zekerheid heb met een oplossing waarbij je meerdere telefoons naast elkaar gebruikt niet, omdat je dan meerdere WhatsApp profielen gebruikt.

Continuïteit & borging

• Data uit gesprekken is voer voor het doorvoeren van verbeteringen op het gebied van hetgeen klanten het liefst willen: service. Met één centrale oplossing wordt die gespreksdata netjes gelogd en geborgd – altijd up-to-date met de laatste wetgeving.
• Je kunt klantprofielen gaan bouwen, aanscherpen met historische data en personalisatie toepassen in ieder gesprek.
• Je kunt gaan koppelen met systemen die je al gebruikt, zoals een CRM, systeem voor klanttevredenheidsmetingen of BI tool.
• Je bent niet afhankelijk van 1 telefoon (batterij, verbinding, diefstal), waardoor je altijd zorgeloos online kunt blijven.
• Je medewerkers leren van elkaar door mee te lezen in elkaars gesprekken. In een centraal platform kan je altijd zien wie er wat gezegd heeft, waardoor je platform het centrale orgaan voor gestuurde verbetering van gesprekken wordt.

Je voldoet altijd aan de AVG

Door voor een platform brede integratie te kiezen, voldoe je meteen aan de AVG. En dat scheelt je een hoop werk.

• Doordat data professioneel en veilig staat opgeslagen, kan je het recht van betrokkenen uitoefenen. Bijvoorbeeld voor het geval dat een klant of relatie inzage vraagt in de gegevens die er van hem of haar zijn opgeslagen.
• Je contact book wordt niet uitgewisseld met Facebook als je de Enterprise API gebruikt, de gewone WhatsApp wisselt deze contacten wel uit.
• Je hebt geen toestel wat verloren of gestolen kan worden. Risico of verlies van een toestel geldt als een datalek, waarbij je niet weet welke gegevens er op het toestel staan.
• Je hoeft zelf geen verwerkersovereenkomst met WhatsApp te sluiten. Verwerking van persoonsgegevens vereist een verwerkingsovereenkomst. Als je zelf met een telefoon aan de slag gaat, zul je deze overeenkomst zelf moeten afsluiten met WhatsApp.
• Het centrale platform kan worden voorzien van de juiste beveiligingsmethodes zoals ip-whitelisting, single sign on en two factor authenticatie.

Kosten

Voor bedrijven loont het om de complete implementatie van WhatsApp uit te besteden. Het afsluiten van meerdere abonnementen voor meerdere toestellen wordt al snel kostbaar. Tel daarbij op het beheer, onderhoud en monitoring van de abonnementen en je komt al snel uit op een grote kostenpost tegen een minimale toegevoegde waarde. Tegen kosten voor een platformaansluiting ben je verzekerd van zorgeloze aansluiting, kwaliteit en schaalbaarheid van je nieuwe communicatiekanaal.

Tot slot

Op welke manier jij als bedrijf WhatsApp het beste kunt gebruiken, hangt af van wat je ermee wilt bereiken.

• Wil je vooral contact en bereikbaarheid vanaf één locatie, kan je uit de voeten met SMB app van WhatsApp en een verbinding via de Whatsapp Desktop of Web App De SMB oplossing is voor ZZP’ers en kleinbedrijf een prima oplossing.
• Als je vanaf meerdere locaties werkt, een klantenservice team hebt, wilt aansluiten bij bestaande systemen om continu je service te verbeteren en altijd goed wil zitten op het gebied van wetgeving en gegevensverwerking, is het raadzaam om je klantenservice centraal aan te sluiten op de WhatsApp Business API.