Nooit meer roodgloeiende telefoons

Je klantenserviceteam draait op volle toeren, de telefoon staat roodgloeiend en de wachttijd voor klanten is eindeloos. De druk kan eenvoudig verlaagd worden met het doorschakelen van telefoongesprekken naar WhatsApp. Geef je bellers de optie om het gesprek verder te voeren via WhatsApp of SMS. Bereikbaar zijn via social messaging wordt ervaren als aangenaam en tegelijk verlaag je de druk op je telefoonlijn aanzienlijk.

Door simpelweg je welkomstbericht van je telefoonsysteem aan te passen, geef je klanten op dat moment de mogelijkheid om een conversatie te starten via WhatsApp. Zo staan je klanten niet langer in de wacht en zijn ze meteen in gesprek met een medewerker van je klantenservice.

Maar hoe werkt het dan?

Om een beter beeld te geven hoe call deflection in zijn werkt gaat, geven we je graag een kort voorbeeld. Een klant belt naar jouw bedrijf en krijgt een welkomstbericht te horen. In dit welkomstbericht geef je de beller de keuze om verbinding te maken met één van jouw medewerkers of om direct het conversatie te beginnen via messaging. Als de beller kiest voor een messaging conversatie, krijgt hij of zij een een geautomatiseerd welkomstbericht (WhatsApp Template Message) verstuurd en kan het gesprek worden voortgezet via de messaging app. Op deze manier kan je makkelijk meerdere klanten tegelijk helpen, de wachttijden verlagen en je verzamelt direct volgens de versoepelde regels een actieve opt-in vanuit de klant.

JP Haarlem:

Onlangs hebben wij JP Haarlem, meubel bezorgbedrijf, geholpen met het live zetten van call deflection. Wil je weten hoe een welkomstbericht werkt? Klik dan hier voor een audiofragment van JP Haarlem.

Snelle service maakt je klanten blij

Het slim routeren van inkomende telefoongesprekken naar WhatsApp brengt niet alleen voordelen met zich mee voor jouw bedrijf maar ook voor jouw klant. We sommen een aantal voordelen voor je op:

• Afname in het telefoonverkeer en wachtrijen, de wachtrij wordt automatisch korter als bellers kiezen voor messaging.
• Snellere service, doordat bestaande of potentiële klanten minder lang hoeven te wachten aan de telefoon, kun je ze sneller helpen met hun vragen of problemen.
• Hogere klanttevredenheid, omdat klanten worden sneller geholpen. Niets is vervelender dan urenlang in de wachtrij met een simpele vraag.
• Je productiviteit wordt hoger, 1 telefoongesprek staat gelijk aan 10 messaging conversaties. Dit betekent dat je minder tijd kwijt bent aan het helpen van 1 klant.
• Simpele vragen direct beantwoorden. Vaak hebben klanten een korte of eenvoudige vraag die ze niet zo 1,2,3 op de website zien staan. Zulke vragen kun je snel en direct afhandelen via een snelle chatconversatie.

Eenvoudige aanpassing, directe tijdwinst

Na een grote gebeurtenis in je bedrijf kan je piekmomenten verwachten. Het gebruik van messaging voorkomt deze extreme belasting, doordat je telefoongesprekken verplaatst naar WhatsApp. Dit geeft je servicemedewerkers meer rust, omdat ze hun tijd productiever kunnen indelen. Het slim schakelen van inkomende telefoongesprekken naar WhatsApp is een eenvoudige aanpassing met directe tijdwinst.

Meer weten?

Ben je benieuwd waar voor jouw bedrijf de kansen van messaging liggen? We denken graag met je mee over een efficiënte inrichting van je digitale customer service kanalen. Binnen een week kunnen we je bedrijf aansluiten op WhatsApp. Daarnaast bieden we begeleiding om je gestelde doelen te behalen, bijvoorbeeld hoe je efficiënter kan werken of je klanttevredenheid een boost kan geven met behulp van messaging.

Neem contact op via info@saysimple.nl of praat met ons op WhatsApp.