Automatización del flujo de trabajo para un rendimiento óptimo

Gestionar cada mensaje entrante de forma manual puede resultar abrumador para ti y tu equipo. Los flujos de trabajo ofrecen una manera fácil de resolver esto pues te permiten clasificar, priorizar y enrutar las conversaciones.

Los flujos de trabajo son flujos automatizados que te ayudan a organizar fácilmente tu bandeja de entrada con mensajes. Automatizan tareas repetitivas como el etiquetado de mensajes. Te permiten dirigir los mensajes directamente a los agentes adecuados, eliminando el paso intermedio de asignar manualmente las conversaciones. Esto significa que tus agentes verán los mensajes entrantes asignados a ellos más rápidamente, reduciendo los tiempos de respuesta.

Cómo funcionan los flujos de trabajo

Puedes establecer reglas en cada uno de tus canales de mensajería (¡una verdadera solución omnicanal!). Básicamente, estas reglas están preestablecidas mediante palabras clave de activación que pueden variar en función de tus necesidades. Puedes establecerlas para añadir etiquetas o dirigir las conversaciones a agentes específicos en equipos específicos. Cuando añades las palabras clave, puedes configurar un flujo de trabajo para que el sistema lo reconozca en el primer, segundo o tercer mensaje entrante.

Por ejemplo, si llega un mensaje sobre la solicitud de un reembolso, puedes establecer la palabra «reembolso» como desencadenante para añadir una etiqueta de devoluciones y enviar el mensaje a Javier, del equipo de atención al cliente.

Utiliza los flujos de trabajo para:
– Organizar la carpeta de entrada
– Priorizar los mensajes
– Enrutar las conversaciones

Crear flujos de trabajo en la plataforma Saysimple

Cuando establezcas flujos de trabajo, es importante que tengas en cuenta tu objetivo. ¿Qué evento se está produciendo y qué acción debe llevarse a cabo? Tu flujo de trabajo seguirá la estructura básica de si X, entonces Y.

Para ayudarte a visualizar cómo es en la práctica, aquí hay un par de ejemplos.

Ejemplo de regla

Si el mensaje contiene la palabra «vegano», asigna la conversación a «Carla» y añade la etiqueta «Receta».

Ejemplo de regla

Cliente: «Hola. Estoy organizando una cena y necesito algunas opciones veganas. ¿Puedes decirme dónde encontrarlas?»

En este ejemplo, la palabra clave «vegano» activa el flujo de trabajo. A continuación, el flujo de trabajo activa la regla de enrutamiento inteligente: «asignar a Carla» y «añadir la etiqueta Receta». Este ejemplo aplica el flujo de trabajo al primer mensaje entrante.

Recapitulación

¡Recapitulemos! Los flujos de trabajo te ayudan a organizar tu carpeta de entrada compartida, a mantener bajos los tiempos de respuesta y a automatizar las tareas repetitivas. Todo lo que tienes que hacer es crear unas simples reglas.

Los flujos de trabajo son versátiles y pueden ser:

– Asignados a todos los canales de mensajería (omnicanal)
– Utilizados para añadir una etiqueta o enrutar una conversación… o ambas cosas
– Configurados con una o varias palabras clave
– Activados por la(s) palabra(s) clave(s) en los primeros 1, 2 o 3 mensajes entrantes

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