Met meer dan 2 miljard gebruikers in 180 landen behoort WhatsApp tot de meest populaire berichtenapps ter wereld. Het is dan ook niet verwonderlijk dat bedrijven graag gebruik willen maken van het platform om klanten te bereiken. En met de WhatsApp Business API kunnen bedrijven precies dat doen op grote schaal in contact staan met klanten, conversaties automatiseren en ondersteuning bieden via het voorkeurskanaal van de klant.

Maar voordat je met WhatsApp aam de slag kunt, moet je WhatsApp templates maken die voldoen aan bepaalde eisen van WhatsApp. In deze blogpost zullen we alles bespreken wat je moet weten over WhatsApp templates, inclusief tips om ze goedgekeurd te krijgen.

Wat zijn WhatsApp templates?
WhatsApp Business templates zijn vooraf gedefinieerde berichten die bedrijven kunnen gebruiken om te communiceren met hun klanten via WhatsApp. Templates bieden een gestructureerd kader dat zorgt voor consistentie en efficiëntie in zakelijke berichtgeving. WhatsApp templates kunnen tekst en afbeeldingen bevatten. Templates worden meestal gebruikt voor het verzenden van veelgevraagde informatie, zoals orderbevestigingen, verzendupdates, afspraakherinneringen, veelgestelde vragen en andere berichten met betrekking tot klantenservice.

Wat zijn de voordelen van WhatsApp templates?
Het gebruik van WhatsApp Business templates biedt verschillende voordelen:

1. Standaardisatie: Sjablonen zorgen ervoor dat je zakelijke berichten voldoen aan een consistente opmaak, toon en structuur. Dit helpt bij het behouden van een professioneel imago en zorgt voor een uniforme klantbeleving.
2. Efficiëntie: In plaats van herhaaldelijk berichten te typen, kunnen sjablonen bedrijven in staat stellen om met slechts een paar klikken vooraf gedefinieerde reacties te versturen. Dit bespaart tijd en vereenvoudigt de communicatie, vooral bij een groot aantal klantvragen.
3. Naleving: WhatsApp heeft richtlijnen en beleidsregels om spam te voorkomen en een positieve gebruikerservaring te waarborgen. Door vooraf goedgekeurde sjablonen te gebruiken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun berichten voldoen aan deze regels, waardoor het risico op markering als spam of beperkingen voor het account wordt verminderd.
4. Personalisatie: Hoewel sjablonen gestandaardiseerde berichten bieden, kunnen ze worden aangepast met dynamische velden waarmee bedrijven gepersonaliseerde informatie kunnen toevoegen, zoals de naam van de klant, bestelgegevens of afspraaktijd. Dit voegt een persoonlijk tintje toe aan de communicatie.
5. Automatisering en schaalbaarheid: WhatsApp Business-sjablonen kunnen worden geïntegreerd met automatiseringstools of chatbot-systemen, waardoor bedrijven een groot aantal berichten kunnen verwerken en reacties kunnen automatiseren. Dit zorgt voor 24/7 beschikbaarheid en schaalbaarheid in klantenondersteuning en andere zakelijke processen.

WhatsApp templates en conversatiecategorieën
Vanaf 1 april 2023 heeft WhatsApp vier conversatiecategorieën in het leven geroepen. Ieder template wat je maakt, wordt aan een van deze categorieën toegewezen:

• Marketing
• Utility
• Authentication
• Service

Marketing conversaties
Templates die horen bij de marketing conversatiecategorie omvatten alle soorten templates die bedrijven gebruiken om hun producten of diensten aan klanten te promoten, zoals het aanbieden van relevante aanbiedingen of acties.

Utility conversation category
Templates voor de Utility conversatiecategorie omvatten alle soorten templates die betrekking hebben op transacties. Denk aan updates over bestellingen, meldingen en periodieke factuuroverzichten.

Authentication conversation category
Templates voor de Authentication conversatiecategorie omvatten alle soorten templates die worden gebruikt om bedrijven in staat te stellen gebruikers te authenticeren met eenmalige wachtwoorden op verschillende stadia van het inlogproces, zoals accountregistratie, accountherstel en integriteitsuitdagingen.

Service conversation category
Deze conversatiecategorie omvat elke conversatie die door de gebruiker is geïnitieerd.

Goedkeuring van WhatsApp templates
Voordat je WhatsApp templates kunt gebruiken, moeten ze worden goedgekeurd door WhatsApp. WhatsApp zal het template, de placeholders en een voorbeeld van de inhoud beoordelen voordat ze het accepteren of afwijzen. Het goedkeuringsproces verloopt snel. We raden echter aan om templates zo snel mogelijk in te dienen als er spoed bij komt kijken.

Best Practices voor WhatsApp templates
WhatsApp behoudt zich het recht voor om templates af te wijzen die niet aan hun policy voldoen. Hier zijn enkele tips en trucs om ervoor te zorgen dat templates in één keer worden goedgekeurd:

• Volg het zakelijk beleid en handelsbeleid van WhatsApp. Als je dat niet doet wordt het template sowieso afgewezen
• Lees voorbeeld teksten zorgvuldig door. WhatsApp zal templates afwijzen vanwege spel- en grammaticafouten
• Controleer of er geen haakjes ontbreken bij de variabele parameters (placeholders). {1}} of }}1}} zal worden afgewezen door WhatsApp
• Controleer je taal. Zorg ervoor dat de geselecteerde taal voor een template overeenkomt met de inhoud. En mix geen talen – ‘Spanglish’ wordt niet goedgekeurd!
• Laat URL-verkorters achterwege. Tools zoals bit.ly en TinyURL verbergen de werkelijke bestemming van een link. WhatsApp wilt deze webpagina’s namelijk ook checken
• Geef sjablonen een zinvolle naam. Gebruik beschrijvende namen zoals ‘bezorgstatus’ of ‘zomerpromotiebon’ in plaats van ‘sjabloon_66’.
• Houd rekening met de beoordelaar. Sjablonen worden beoordeeld door WhatsApp, dus hun doel moet duidelijk zijn. Als dit niet het geval is, kan het worden afgewezen

Wat als je een template wilt testen?
Als je een WhatsApp template wilt maken voor testdoeleinden, of om te gebruiken bij het integreren van WhatsApp, moet je een strikt naam- en inhoudsformaat volgen. De naam van het berichtsjabloon moet “test” zijn en de inhoud moet “Hallo {{1}}” zijn.

Kortom, WhatsApp-sjablonen zijn een essentieel hulpmiddel voor bedrijven om hun communicatie met klanten te stroomlijnen.

Door de beste praktijken die in dit artikel zijn uiteengezet te volgen, kun je ervoor zorgen dat je sjablonen in één keer worden goedgekeurd en mogelijke vertragingen bij het bereiken van je publiek vermijden. Vergeet niet duidelijkheid, relevantie en personalisatie voorop te stellen in je berichten en altijd te voldoen aan de beleidsregels van WhatsApp.