Afspraken, onze agenda’s kunnen er (over)vol mee staan. Niet voor niets dat ze dan ook regelmatig worden vergeten. Voor bedrijven is dit een veelvoorkomend probleem. Waar dat ‘m in zit? Elke afspraak gaat gepaard met voorbereidingstijd, een nieuwe afspraak maken kost tijd en het heeft impact op wachtlijsten. Gelukkig is het met een heel eenvoudige maatregel terug te dringen: verstuur een afspraakherinnering via WhatsApp. Iets met kleine moeite, groots effect. Lees er in dit artikel meer over.

Waarom zijn no-shows een probleem?
Niet op komen dagen bij een afspraak, het kan de beste overkomen. Heel menselijk. De redenen van de wegblijvers lopen uiteen: van “sorry, vergeten” tot überhaupt niets horen. Waar no-shows onschuldig lijken, kunnen ze voor bedrijven veel voeten in de aarde hebben. Ze kosten namelijk veel tijd. Tijd dat kosten met zich meebrengt. Voor jouw beeldvorming een opsomming van posten waar het kostenplaatje uit bestaat:

1. Voorbereidingstijd
Vrijwel elke afspraak vraagt in meer of mindere mate om voorbereiding. Komt iemand niet opdagen, dan is die tijd voor niets geweest. Het is goed denkbaar dat het voor een nieuwe afspraak wederom nodig is om voor te bereiden.

2. Tijd van de afspraak
Dan is er de tijd die vrijkomt wanneer iemand niet is komen opdagen. Neem ter illustratie no-shows in het ziekenhuis. Wanneer een patiënt niet op tijd zijn of haar afspraak annuleert, verwacht de arts de desbetreffende persoon op het afgesproken tijdstip. Deze laatste komt op het tijdslot van de afspraak van een koude kermis thuis: de patiënt is er niet, de volgende patiënt zal er nog niet zijn en dus zit de arts met verloren tijd. Was de afspraak op tijd geannuleerd, dan had een andere patiënt op dat vrijgekomen tijdstip kunnen worden ingepland.

3. Nieuwe afspreek plannen
Inhakend op vorig nadelig effect van no-shows. Komt patient ‘X’ niet, dan zal er een nieuwe afspraak worden gemaakt. Vaak gebeurt dit telefonisch. Ondanks dat het om een kleine handeling gaat, kan het proces snel veel tijd in beslag nemen. Dit geldt vooral als de persoon niet bij de eerste belpoging opneemt, en er langs elkaar heen wordt gebeld. Daarbij zal – daar waar sprake is van – een wachtlijst door no-shows alleen maar langer worden. Dat, terwijl de vrijgekomen tijd door de no-show (zie punt 2) niet optimaal kan worden benut.

Tel voorgaande punten bij elkaar op en het is geen verrassing dat de kosten aardig oplopen. Neem het uurtarief van de specialist x tijd die nodig is voor de voorbereiding + herplannen van de afspraak en de onnodige kosten lopen aardig op.

Voorkom no-shows met afspraakherinneringen via WhatsApp
Gelukkig kan het aantal no-shows met een eenvoudige aanpassing al drastisch worden teruggedrongen. Wat het is? Stuur een afspraakherinnering via WhatsApp. Denk aan een afspraak bij de tandarts tot restaurant, onderhoudsbeurt bij de garage of deelname aan marktonderzoek. Hét voorkeurskanaal van consumenten. WhatsApp heeft als kenmerk dat er op een laagdrempelige manier contact met vrienden, familie en dus ook met klanten kan worden gelegd. Daarbij heeft bijna iedereen altijd wel de smartphone bij de hand. En tot slot kent WhatsApp hoge open rates. Maar liefst 80% van alle appjes wordt binnen vijf minuten na een notificatie geopend.

5 voordelen van afspraakherinneringen via WhatsApp versturen
Het versturen van afspraakherinneringen via WhatsApp kent vijf voordelen, we sommen ze hieronder voor jou op:

1. Bespaar tijd en kosten
Door het no-show percentage tot een minimum te reduceren, kun jij veel kosten besparen. Geen dubbele voorbereiding, geen kostbare tijd om een nieuwe afspraak in te plannen.

2. Houd de bezettingsgraad hoog
Wanneer jij als bedrijf op tijd navraagt of er op de klant (of patiënt) op het afgesproken tijdstip kan worden gerekend, kan de bezettingsgraad hoog worden gehouden. Geeft de persoon aan het niet te redden, dan vallen er geen onverwachte gaten in de agenda. De vrijgekomen lege plek kan bijtijds worden opgevuld.

3. Verkort wachtlijsten
Minder no-shows betekent dat er minder mensen achteraan op de wachtlijst moeten aansluiten. Wel zo fijn voor consumenten en voor de werkdruk van medewerkers.

4. Voorkom extra administratie
Samenhangend met voorgaande drie punten is er sprake van minder administratie als er minder wegblijvers zijn.

5. Heb goedkoper contact
Wist jij dat WhatsApp voordeliger is dan andere communicatiekanalen als brieven, e-mails of telefonisch klantcontact? Is zo! Dit komt doordat een appje veel sneller is verstuurd en een hogere attentiewaarde heeft, dan de andere uitingen.

Hoe werkt het versturen van een afspraakherinnering via WhatsApp?
Waar het versturen van een afspraakherinnering via WhatsApp geen hogere wiskunde is, is het wel verstandig om het proces goed uit te denken. Houd met het volgende rekening:

1. Koppel met de WhatsApp Business API
Zorg ervoor dat alle afspraken inclusief contactgegevens in een duidelijke planning of overkoepelend systeem staan, en koppel het met jouw WhatsApp Business account.

2. Verkrijg actieve opt-ins
Nu is het zo dat jij als bedrijf een patiënt of klant niet zomaar een whatsappje mag versturen. Dit heeft met de privacywetgeving te maken. Een consument moet dan ook bewust goedkeuring geven dat hij of zij via WhatsApp benaderd wil worden, oftewel jij moet een opt-in krijgen.

3. Denk na over de timing
Hoeveel uur of dag(en) van tevoren wil jij de afspraakherinnering via WhatsApp versturen? Door klanten op tijd een vriendelijke reminder te sturen en de mogelijkheid van annuleren te bieden, kan het ‘lege’ tijdsvak worden opgevuld. Bovendien blijft de bezetting hierdoor hoog. Test eens een paar momenten en kijk wat dit met het percentage no-shows doet. Stel verder regels voor het automatisch versturen van de notificatie op basis van “tijd voor afspraak” in.

4. Maak gepersonaliseerde notificaties
Wanneer de ontvanger met een afspraakherinnering via WhatsApp op persoonlijke manier wordt herinnerd aan de afspraak, zal de desbetreffende persoon eerder geneigd zijn iets van zich te laten horen. Creëer een vooraf ingesteld WhatsApp Business template dat automatisch – maar wel met een persoonlijke noot – naar de klant wordt gestuurd.

Tot slot: Minder no-shows door een WhatsApp afspraakherinnering
De kracht van eenvoud, dat geldt zonder meer voor het terugdringen van het aantal no-shows via een eenvoudig-maar-doeltreffend WhatsApp template bericht. Het is een slimme oplossing om onnodige kosten, tijd en lange wachtlijsten voor te zijn.

Een van de vele functionaliteiten van het Saysimple platform is het versturen van geautomatiseerde WhatsApp afspraakherinneringen. Wil jij meer informatie over hoe je jouw planningstool kan koppelen aan het Saysimple platform om dit proces te automatiseren? Vraag dan een gratis demo aan.