¿Por qué las ausencias son un problema?

No acudir a una cita por olvido, nos puede pasar a todos. Al fin y al cabo, somos humanos. Las excusas a posteriori varían: desde “lo siento, lo he olvidado” hasta el silencio absoluto. Estos pequeños olvidos que parecen inofensivos, pueden suponer mucho trabajo para las empresas y les hacen perder tiempo. Tiempo que les cuesta dinero. Para que nos hagamos una idea, aquí algunos de ellos:

1) Tiempo de preparación

Casi todas las citas requieren, en mayor o menor medida, una preparación previa. Si el cliente no se presenta, la empresa ha perdido el tiempo. Por lo general una nueva cita requiere una nueva preparación.

2) Hora de la cita

Luego llega el momento en el cliente no aparece. Por ejemplo, en una cita en el hospital. Si un paciente no cancela su cita a tiempo, el médico le espera a la hora acordada pero el paciente no está allí y el siguiente paciente aún no ha llegado. Por lo tanto, el médico se queda esperando y con el tiempo perdido. Si la cita se hubiera cancelado a tiempo, se podría haber programado otro paciente para esa hora.

3) Programar una nueva cita

Y siguiendo con el efecto adverso provocado por las ausencias. Si el paciente ‘X’ no acude a una cita, programará una nueva. A menudo, esto se hace por teléfono. A pesar de que es una tarea menor, el proceso implica una inversión de tiempo para la empresa y más aún en ocasiones en las que la persona no responde en el primer intento de llamada. Además, donde ya hay una lista de espera, está se hará todavía más larga debido a las ausencias. Además, en algunos casos el tiempo liberado debido a la ausencia (ver punto 2) no se puede aprovechar de manera óptima.

Sumando todos los puntos anteriores, no es de extrañar que los costos se acumulen. Si tenemos en cuenta la tarifa por hora del especialista + el tiempo necesario para la preparación + reprogramación de la cita, los costos innecesarios se acumulan.

Evita las ausencias con recordatorios de citas a través via WhatsApp

Afortunadamente, las ausencias se pueden reducir drásticamente con un simple ajuste. ¿Quél exactamente? Envía un recordatorio de cita a través de WhatsApp. Piensa en una cita con el dentista, una reserva en un restaurante, en el taller de tu coche, o la participación en una investigación de mercado. El canal preferido de los consumidores, WhatsApp, tiene la característica de que el contacto con amigos, familiares y por tanto también con los clientes se puede realizar de forma accesible. Además, casi todo el mundo siempre tiene un smartphone a mano. Por último, WhatsApp tiene altas tasas de apertura. Más del 80% de todos los mensajes se abren dentro de los cinco minutos tras su notificación.

5 ventajas de enviar recordatorios de citas via WhatsApp

Enviar recordatorios de citas a través de WhatsApp ofrece a las empresas las siguientes ventajas:

#1 Ahorro de tiempo y costes

Al reducir el porcentaje de ausencias en citas al mínimo, tu empresa ahorrar muchos costes. Sin doble tiempo de preparación, ni para programar una nueva cita.

#2 Mejor uso de los recursos humanos

Si pides con antelación al cliente (o el paciente) que confirme la cita, la tasa de ocupación se puede mantener alta. Si la persona indica que no puede asistir, no habrá huecos inesperados en la agenda. El espacio vacante que queda disponible puede ocuparse a tiempo con otra persona.

#3 Reducción de las listas de espera

Menos ausencias en las citas significa reducción de las colas de espera. Lo cual es genial tanto para los clientes como para la los empleados.

#4 Evita las gestiones administrativas adicionales

En relación con los tres puntos anteriores, si hay menos personas que no acuden a las citas, también hay menos administración.

#5 Un canal más económico

¿Sabías que WhatsApp es más económico que otros canales de comunicación con el cliente como el correo tradicional, el correo electrónico, o contacto telefónico? Así es, y esto se debe a que esta aplicación es mucho más rápida en el envío y tiene un valor de atención más alto que los otros canales.

¿Cómo funciona el envío de un recordatorio de cita a través de WhatsApp?

Enviar un recordatorio de cita a través de WhatsApp no ​​es una operación matemática superior. Aún así, es aconsejable pensar el proceso detenidamente y tener en cuenta lo siguiente:

1) Conectar la API de WhatsApp Business

Asegúrate de que todas las citas y los datos de contacto estén en un sistema de planificación o gestión y vincúlalo con tu cuenta de WhatsApp Business.

2) Obtén el consentimiento activo del cliente

La legislación no permite que las empresas envíen un mensaje de WhatsApp a un cliente sin su previo consentimiento por motivos de privacidad. La persona en cuestión debe dar su consentimiento para ser contactado a través de WhatsApp de manera explicita. En otras palabras, debe aceptar una suscripción.

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3) Piensa en el momento

¿Con cuántas horas o días de antelación quieres enviar el recordatorio de cita a través de WhatsApp? Enviando a los clientes un recordatorio de cita  y ofreciendo la opción de cancelarla a tiempo, se puede llenar el hueco «vacío». Además, esto mantiene alta la ocupación de tu equipo. Pruébalo y verás el impacto tan positivo. Además, puedes establecer reglas para enviar automáticamente la notificación en función de la «hora de la cita».

4) Crea notificaciones personalizadas

Cuando envías un recordatorio de cita a través de WhatsApp al destinatario se le recuerda la cita de forma personal y la persona en cuestión estará más inclinada a hacer un comentario o cambio a tiempo. Crea una plantilla de WhatsApp Business para enviarla al cliente automáticamente, pero con un toque personal.

Resumiendo: Menos ausencias gracias a una sencilla aplicación.

El poder de la simplicidad, ciertamente aplica también a la reducción del número de fallos en la asistencia a través de un mensaje plantilla de WhatsApp: simple pero efectivo. Es una solución inteligente para evitar costes innecesarios, tiempos muertos y largas listas de espera.

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